Marcela Hogenová je klíčovou osobou fungujícího zázemí pražské kanceláře a manažersky zaštiťuje vše od administrativní podpory, přes recruitment až po finance. V následujícím rozhovoru prozradí, jak se s krizí kolem koronaviru Allen & Overy vypořádává a co všechno se změnilo pro klienty i zaměstnance.
Jak proběhl v Allen & Overy přechod na home office?
Přesun na práci z domova byl plynulý, protože máme již více než dva roky funkční tzv. iFlex, v rámci kterého každý může pracovat z domova jednou týdně a využívají ho všechny pozice. Například u nás zaměstnaní studenti brněnské právnické fakulty pracovali již předtím částečně v Praze a částečně z Brna.
Co hlavního se pro vás změnilo v souvislosti se situací kolem koronaviru?
Asi nejvíc se změnil způsob práce – osobní schůzky nahradily videokonference, fyzické podepisování transakcí probíhá elektronicky a klientské semináře nahradily webináře. Také náš jarní volitelný předmět na Masarykově univerzitě se dokončuje virtuálně. Je zajímavé, že od zimy zpracováváme online předmět pro právnické fakulty „Jak psát přesvědčivá podání“, který jsme chtěli studenty učit přes aplikaci WizIQ. Když jsme přišli s tou myšlenkou, zdála se, diplomaticky řečeno, velmi inovativní. Teď to vypadá, že v budoucnu půjde o přirozenou součást výuky.
Koronavirus znamená i těžkou zkoušku pro ekonomiku firem. Byl nějak ovlivněn váš byznys?
Posledních 12 měsíců pro nás bylo výjimečných a měli jsme možnost spolupracovat na celé řadě mimořádných a inovativních transakcí. Podobný ráz mělo první čtvrtletí letošního roku. Po vyhlášení nouzového stavu se přirozeně některé transakce pozastavily, ale nová situace přinesla spoustu nových právních otázek souvisejících s Covid-19.
Co náborové aktivity? Povedlo se je adaptovat na nové podmínky?
Recruitment pokračuje virtuálně, pohovory přes telekonference. Vyřešili jsme také online „onboarding“ nových zaměstnanců – včetně vyškolení na interní systémy a následného zapojení do práce. Minulý týden jsme obsadili tři pracovní pozice, tento týden jednu. Takže pokračujeme v náboru jako před začátkem pandemie.
Jaká byla reakce firmy na nouzový stav?
Po vyhlášení nouzového stavu zůstala kancelář otevřená pouze pro ty kolegy, kteří upřednostňují práci z kanceláře. Valná většina týmu ale pracovala z domova. Teď už se situace pomalu mění. Na začátku karantény nám hodně pomohlo sdílení informací s kolegy z naší sítě, protože např. naše pobočky v Asii měly před námi několikatýdenní náskok. To nám pomohlo odhadnout a přijímat opatření, aby naši zaměstnanci ani klienti nestrádali.
Virová situace musela nutně zasáhnout i každodenní život v kanceláři.
Způsob fungování kolegů v kanceláři se změnil – pracují ve svých kancelářích, dodržují rozestupy, nosí roušky. Zajistili jsme dezinfekční potřeby a prostředky, navíc se prostory kanceláře jednou týdně dezinfikují externí firmou a obecně je kladen větší důraz na dezinfekci a bezpečnost prostoru. Kolegům, kteří pracují z domova, zajištujeme doručení čehokoliv, co potřebují. Tyto striktní podmínky aplikujeme také při podpisu transakcí, kdy na sobě všichni musí mít roušku, rukavice, svoji tužku a tak dále.
Co pražští právníci, kteří v době vypuknutí krize pracovali v zahraničních pobočkách Allen & Overy? Vrátili se domů, nebo raději zůstali?
V současnosti máme kolegy, kteří pracují v našich pobočkách v Johannesburgu, Londýně a Lucemburku. Nikdo z nich se nechtěl vracet do Prahy, i když jsme jim to samozřejmě nabídli, a pracují tak v omezeném režimu, jaký je v jednotlivých zemích. V Praze máme v současnosti kolegu z Paříže a na pár týdnů tady byl v „exilu“ náš partner z Hongkongu. Jedna kolegyně uvízla při dovolené na Novém Zélandu, ale šťastně se vrátila předminulý týden repatriačním letadlem.
Jaké otázky nejvíce řeší vaši klienti?
V oblasti know-how se pro klienty zpracovává spousta materiálů o tom, jak se vypořádat s novou situací. Je to celá škála oblastí od veřejné podpory, nemovitostí, přes ustanovení o podstatných nepříznivých změnách v anglickém a českém smluvním právu, po dopad na soudní a rozhodčí řízení a tak dále. Pro klienty pořádáme webináře týkající se dopadu opatření v oblasti financování, náhrady škody, nájmů či distančního rozhodování.
Současně se snažíme pomoci našim dlouhodobým dodavatelům, kteří se ze dne na den ocitli bez práce. Předplatili jsme si služby, koupili poukazy do oblíbených restaurací, objednáváme věci, které budeme potřebovat až např. za 3 měsíce.
Pro většinu zaměstnanců je takto dlouhý home office nikdy nepoznanou záležitostí. Pomáháte jim nějak s adaptací?
Pokračujeme v našich wellbeing seminářích s tím rozdílem, že jsou nyní pořádány online. Zaměřili jsme se na problematiku práce z domova z pohledu psychologie, biorytmu, stravy, jak zvládat životní změny, nejistotu a stres pomocí mindfulness.
Jak nyní pokračujete s pro bono aktivitami?
Nově jsme se zapojili přes aplikaci Nesnězeno do projektu Daruj DOBROty, kde kupujeme kvalitní jídlo pro ty, kteří to v této době nejvíc potřebují. Kolegové se fotí při práci z domova a každou fotku firma ocení posláním jídla zdravotníkům, seniorům nebo lidem bez domova. Převzali jsme teď také dva velké pro bono případy.
A na závěr – co zajímavého vám krizový režim řekl o pražské Allen & Overy?
Myslím, že způsob, jak fungují advokátní kanceláře, se hodně změní. Jsem ráda, že jsme byli napřed v IT a flexibilním způsobu práce. Samozřejmě postrádáme sociální kontakty, určitou normálnost, kde se práce a domov jasně oddělí, společné akce a hospody. Na to se všichni už moc těšíme.
Marcela Hogenová – Head of Operations
